Statuten en Huishoudelijk reglement

Statuten en Huishoudelijk reglement 2017-08-23T19:22:12+00:00

Statuten

————————–Naam en Zetel

———————– Artikel 1

  1. De stichting draagt de naam: STICHTING KONTAKTRAAD LOIL.
  2. Zij heeft haar zetel in de gemeente Montferland.
  3. De Kontaktraad, oorspronkelijk opgericht zeven en twintig mei negentienhonderd zeven en zeventig en op zeven januari negentienhonderd vier en negentig overgegaan in de stichting Kontaktraad Loil, is opgericht voor onbepaalde tijd.

————————– Doel

———————– Artikel 2

  1. De stichting heeft ten doel:
  2. het algemene Loilse belang te dienen door het stimuleren, coördineren en eventueel tot het zelf ontplooien van initiatieven  en activiteiten die de vitaliteit en leefbaarheid van Loil als zelfstandige kleine kern bevorderen;
  1. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
  1. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het ontplooien van initiatieven en activiteiten zoals hiervoor bedoeld.
  1. De stichting beoogt het algemeen nut en niet het behalen van winstdoelstellingen.
  2. De stichting is politiek neutraal.

————–Bestuur: samenstelling, benoeming, beloning, ontslag

——————————- Artikel 3

  1. De stichting wordt bestuurd door een bestuur dat bestaat uit ten minste drie of meer personen. Het bestuur stelt het aantal bestuurders vast met een maximum van elf personen. Een niet voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden. De bestuurders worden benoemd door het bestuur.
  1. Alle Loilse verenigingen/belangengroepen hebben het recht op één vertegenwoordiger binnen het bestuur van de Kontaktraad.

Onder verenigingen/belangengroepen  worden verstaan:

  1. Verenigingen en/of stichtingen ingeschreven bij de kamer van koophandel, en met een duidelijke aantoonbare betrokkenheid  bij Loil.
  2. Belangengroepen, een groep personen al of niet geregistreerd welke een duidelijk aantoonbare langdurige maatschappelijke betrokkenheid en/of belang hebben bij deLoilse gemeenschap; een en ander ter beoordeling van het bestuur van de Kontaktraad.
  1. Indien het bestaande aantal bestuurders het maximaal aantal bestuurders van zoals genoemde in artikel 3 lid 1 zou gaan overstijgen, zal een nieuwe bestuurder/vertegenwoordiger vanuit een vereniging/belangengroep  pas aantreden na het aftreden van een andere bestuurder. Met dien verstande dat verenigingen  en/of belangengroepen dan op toerbeurt zijn vertegenwoordigd in het bestuur van de Kontaktraad. Bij gelijktijdige  aanmelding  van meerdere verenigingen/belangengroepen om vertegenwoordigd te zijn in de Kontaktraad, beslist het bestuur. Onafhankelijke (niet vereniging gebonden) bestuursleden worden benoemd door het bestuur.
  1. Vertegenwoordigers van verenigingen worden geacht primair vanuit het algemeen belang van de Loilse gemeenschap te handelen. Daarnaast blijft in stand dat zij hun verenigingsbelang ook mogen blijven dienen.
  1. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Een bestuurder kan slechts één functie vervullen.
  1. Bestuurders worden benoemd voor een periode van 4 jaar waarbij het bestuur een rooster van aftreden opstelt. Aftredende bestuursleden zijn terstond herkiesbaar. Een tussentijds benoemd bestuurslid neemt op het rooster de plaats in van zijn voorganger.
  1. Alle bestuurders hebben recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie gemaakte kosten.
  1. Een bestuurder verliest zijn functie:
  2. door zijn overlijden;
  3. door zijn vrijwillig aftreden;
  4. bij het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen;
  5. door zijn ontslag gegeven door de gezamenlijke overige bestuurders, bij meerderheid van bestuursleden.

———————– Bestuur: taken en bevoegdheden

————————————- Artikel 4

  1. Het bestuur is belast met het besturen van de stichting. Iedere bestuurder is tegenover de stichting verplicht tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de stichting en van alles met betrekking tot de werkzaamheden van de stichting, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat op ieder moment de rechten en verplichtingen van de stichting kunnen worden gekend.
  1. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen.
  1. Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten, waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk schuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt.
  1. Erfstellingen mogen alleen onder het voorrecht van boedelbeschrijving worden aanvaard.

——————– Bestuur: vertegenwoordiging

——————————- Artikel 5

  1. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting.
  2. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt bovendien toe aan twee gezamenlijk handelende bestuurders, van wie ten minste één de voorzitter, de secretaris of de penningmeester moet zijn.
  1. De in beide vorige leden van dit artikel opgenomen bevoegdheid van het bestuur en bestuurders tot vertegenwoordiging van de stichting bestaat ook als tussen de stichting en een of meer bestuurders een tegenstrijdig belang bestaat.
  1. Het bestuur kan besluiten tot het verlenen van een schriftelijke volmacht aan een of meer bestuurders en/of aan anderen, zowel samen als afzonderlijk, om de stichting binnen de grenzen van die volmacht te vertegenwoordigen.

————- Bestuur: bijeenroeping,  vergaderingen, besluitvorming

——————————- Artikel 6

  1. Iedere bestuurder is bevoegd een vergadering van het bestuur bijeen te roepen.
  2. Ieder kalender kwartaal wordt ten minste een vergadering gehouden.
  3. De bijeenroeping van de vergaderingen van het bestuur vindt schriftelijk plaats, met inachtneming van een termijn van ten minste zeven dagen, de dag van bijeenroeping en die van de vergadering niet meegerekend, onder opgave van de dag, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering en van de te behandelen onderwerpen (agenda). De bestuurder die voor dit doel een adres aan de stichting bekend heeft gemaakt, kan tot de vergaderingen van het bestuur worden opgeroepen door een langs elektronische weg aan dat adres toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht.
  1. De vergaderingen van het bestuur worden gehouden te Loil, op een plaats te bepalen door degene die de vergadering bijeenroept.
  1. Als wordt gehandeld in strijd met enige bepaling van de vier vorige leden kan het bestuur niettemin rechtsgeldige besluiten nemen als alle bestuurders in de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
  1. Een bestuurder kan aan een andere bestuurder schriftelijk volmacht verlenen om zich in de vergadering te laten vertegenwoordigen. Een elektronisch vastgelegde volmacht geldt als een schriftelijke volmacht. Een bestuurder kan niet meer dan één medebestuurder in de vergadering vertegenwoordigen.

—–Bestuur: leiding van de vergaderingen, notulen, besluitvorming buiten vergadering

——————————— Artikel 7

  1. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur; bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding.
  1. De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de vergaderingen worden gehouden.
  1. Het in de vergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering over de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
  1. Van het verhandelde in de vergaderingen van het bestuur worden notulen gehouden door de daartoe door de voorzitter van de vergadering aangewezen persoon. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
  1. Het bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, als alle bestuurders zich schriftelijk voor het voorstel hebben verklaard. Onder een schriftelijke verklaring wordt mede begrepen een langs telecommunicatie weg toegezonden leesbaar en reproduceerbaar bericht, aan het adres dat het bestuur voor dit doel heeft vastgesteld en aan alle bestuurders bekend heeft gemaakt.

————- Boekjaar; verslaggeving

——————— Artikel 8

  1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar.
  2. Het bestuur is verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van de stichting op te maken en op papier te stellen. De penningmeester stelt deze stukken vóór het einde van de in de voorgaande zin bedoelde termijn ter beschikking aan alle bestuurders. Deze stukken worden door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zeven maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld.
  1. Het bestuur kan, voordat tot de vaststelling van de balans en de staat van baten en lasten wordt overgegaan, deze stukken laten onderzoeken door een door hem aan te wijzen accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 Burgerlijk Wetboek of derde. Deze accountant of derde brengt over zijn onderzoek verslag uit aan het bestuur en legt daarover een verklaring af. Deze verklaring wordt op schrift gesteld of opgenomen in het verslag van het overleg (zie artikel 7.4).

——————- Reglementen

———————– Artikel 9

  1. Het bestuur kan één of meer reglementen vaststellen waarin wordt opgenomen al wat naar zijn oordeel regeling of nadere regeling nodig heeft. Een reglement wordt  schriftelijk vastgelegd.
  1. Het bestuur kan elk reglement wijzigen en ook intrekken. Bepalingen opgenomen in een reglement die strijdig zijn met de wet of met deze statuten, zijn onverbindend.
  1. Op de vaststelling, wijziging en opheffing van het reglement is het bepaalde in artikel 10 lid 2 van toepassing.

——————- Statutenwijziging

———————– Artikel 10

  1. Het bestuur is bevoegd de statuten te wijzigen.
  2. Het besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen met algemene stemmen in een vergadering waarin alle bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Is in de vergadering waarin een besluit tot statutenwijziging aan de orde is het vereiste aantal bestuurders niet aanwezig of vertegenwoordigd, dan kan na die vergadering een nieuwe vergadering worden bijeengeroepen,  te houden niet eerder dan drie en niet later dan zes weken na de eerste vergadering. In de nieuwe vergadering kan het besluit tot statutenwijziging worden genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders.
  1. Als een voorstel tot wijziging van de statuten wordt gedaan, moet dat bij de oproeping tot de betreffende vergadering, worden vermeld. De woordelijke tekst van de voorgestelde wijziging moet bij die oproeping worden gevoegd. De termijn van de oproeping bedraagt in dit geval ten minste twee weken.
  1. Een statutenwijziging treedt in werking op het door het bestuur bepaalde tijdstip, maar niet eerder dan nadat daarvan een notariële akte is opgemaakt. Bestuurders die bevoegd zijn tot vertegenwoordiging van de stichting zijn ook bevoegd deze akte te laten verlijden. Het bestuur kan één of meer bestuurders en/of anderen, zowel gezamenlijk als afzonderlijk, schriftelijk machtigen de akte van statutenwijziging te laten verlijden. Een verleende machtiging sluit, tenzij daarin anders is vermeld, de bevoegdheid in tot het verlenen van opdracht aan de notaris.

————– Ontbinding en vereffening

———————– Artikel 11

  1. Het bestuur is bevoegd de stichting te ontbinden. Op het besluit tot ontbinding is het bepaalde in artikel 10, leden 2 en 3 van toepassing.
  1. Het bestuur stelt bij zijn besluit tot ontbinding de bestemming vast van een eventueel batig saldo. Deze bestemming moet in overeenstemming zijn met het doel van de stichting.
  1. Het bestuur is belast met de vereffening van het vermogen van de stichting, voor zover bij het ontbindingsbesluit geen andere vereffenaar(s) is (zijn) aangewezen.

——————— Slotbepalingen

———————– Artikel 12

In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het bestuur.

Huishoudelijk reglement

Openbaarheid van bestuur/stichting

  1. Jaarlijks legt de Stichting Kontaktraad Loil verantwoording af over het door haar gevoerde beleid in een openbare Algemene Vergadering [AV]. De datum en locatie van deze vergadering wordt bekend gemaakt in het informatieblad en/of via een convocatie aan de Loilse verenigingen/ belangengroepen. De AV is voor iedereen toegankelijk.
  2. De financiële jaarstukken worden elk boekjaar ter controle en informatie voorgelegd aan één of meerdere Loilse verenigingen. Op de AV wordt hiervan verslag gedaan.
  3. Het bestuur van Stichting Kontaktraad Loil vergadert maandelijks. Deze vergaderingen zijn openbaar en worden kenbaar gemaakt in het Informatieblad. Vertrouwelijke punten worden in het begin van de vergadering als zodanig aangemerkt en aan het einde van de vergadering binnen het bestuur behandeld.
  4. Het archief is uitsluitend met toestemming van het bestuur toegankelijk en voor citaat is schriftelijke toestemming nodig. Het secretariaat beheert het archief.

Rechten- en plichten verenigingen/belangengroepen

  1. Van de Loilse verenigingen/belangengroepen wordt jaarlijks een door de Stichting Kontaktraad Loil te bepalen financiële bijdrage verwacht.
  2. Verenigingen/belangengroepen kunnen indien er sprake is van “verenigings-overstijgende zaken” de Stichting Kontaktraad Loil mandateren tot het uitvoeren van eenmalige acties/projecten. In dit mandaat zijn zaken als doel, tijdsduur, en (eind)verantwoording schriftelijk vastgelegd.
  3. Van de bestuur mutaties die zich in het betreffende boekjaar hebben voorgedaan zal verslag worden gedaan op de AV.

Werkgroepen

  1. Het bestuur beslist over de oprichting, structuur en inrichting van de werkgroepen.
  2. Een bestuurslid is verantwoordelijk voor de verbinding tussen de Stichting Kontaktraad Loil en de werkgroep.

Informatie

  1. De Kontaktraad Loil maakt gebruik van de volgende media: Informatieblad, website loil.nl, facebook en twitter.
  2. Het Informatieblad wordt gratis in geheel Loil verspreid. Geïnteresseerden buiten de gemeenschap Loil kunnen zich op het blad tegen betaling abonneren.

Financiën:

  1. Declaraties ten laste van de Kontaktraad Loil worden schriftelijk ingediend en akkoord gegeven door de penningmeester
  2. Declaraties van de penningmeester worden akkoord gegeven door de voorzitter.